Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: что нужно знать клиентам «СкладВаш»
2026-10-02 17:00
С 1 сентября 2026 года в России существенно изменился порядок оформления документов при грузовых перевозках. Транспортные накладные, заказы и заявки на автомобильную перевозку, а также ряд железнодорожных, авиационных и экспедиторских документов теперь по общему правилу должны оформляться в электронном виде через ГИС ЭПД.
Изменения касаются не только транспортных компаний. Они непосредственно затрагивают грузоотправителей и грузополучателей – то есть практически любую организацию, которая отправляет товар со склада или принимает его на склад с привлечением стороннего перевозчика.
Для клиентов склада ответственного хранения «СкладВаш» мы подготовили краткое разъяснение, что изменилось и на что теперь необходимо обращать внимание при организации приемки и отгрузки товара.
Что изменилось с 1 сентября 2026 года
До 1 сентября транспортную накладную можно было оформлять как на бумаге, так и в электронном виде.
Теперь базовым вариантом стала электронная транспортная накладная – ЭТрН.
В электронный формат переведены, в частности:
транспортная накладная при автомобильной перевозке, заказ и заявка на автомобильную перевозку, железнодорожная транспортная накладная, авиационная грузовая накладная, а также экспедиторские документы.
Документы передаются не напрямую в государственную систему, а через аккредитованных операторов информационных систем ЭПД. После этого информация поступает в ГИС ЭПД Минтранса.
Это уже не эксперимент. За первые десять дней обязательного режима через ГИС ЭПД было оформлено более 11 миллионов документов.
Кого это касается
Главное изменение для бизнеса состоит в том, что электронный документооборот теперь затрагивает всю цепочку перевозки.
Если компания является грузоотправителем, она участвует в оформлении ЭТрН.
Если компания является грузополучателем, она также должна оформить свою часть электронного документа и подтвердить получение груза.
ФНС специально обращает внимание: даже если организация только получает товар и сама перевозку не заказывала, обязанность оформить соответствующую часть электронной транспортной накладной у нее все равно возникает.
Поэтому ситуация:
«Мы просто заказали товар, пусть перевозчик сам занимается транспортными документами»
теперь требует более внимательного подхода.
Когда товар привозят на склад «СкладВаш»
Рассмотрим обычную ситуацию.
Клиент закупил товар. Для его доставки привлечена транспортная компания. Машина привозит груз на склад ответственного хранения «СкладВаш» в Химках.
Здесь важно разделять два процесса.
Первый – перевозка груза.
Второй – передача товара на складское хранение.
ЭТрН относится прежде всего к перевозке. Она подтверждает договор перевозки и содержит сведения о грузоотправителе, перевозчике, грузополучателе, грузе, транспортном средстве, месте погрузки и месте выгрузки.
Приемка же товара непосредственно на ответственное хранение подтверждается документами, предусмотренными договором хранения: например, МХ-1 либо иным согласованным документом.
Поэтому электронная транспортная накладная не отменяет складские документы о приемке товара.
Это документы разного назначения.
Кто должен быть указан грузополучателем
Очень важный практический вопрос: если товар физически привозят на склад «СкладВаш», означает ли это, что ООО «СкладВаш» всегда должно быть указано грузополучателем?
Нет.
Место выгрузки и юридическая роль грузополучателя – не одно и то же.
Конкретные участники перевозки определяются договором перевозки и оформляемой транспортной накладной. Склад может выступать местом фактической выгрузки и выполнять складские операции, в то время как грузополучателем по перевозке является клиент.
Поэтому перед отправкой машины необходимо заранее определить с перевозчиком, клиентом и складом, кто выступает грузоотправителем, кто грузополучателем и кто непосредственно осуществляет погрузку или выгрузку.
Адрес места погрузки и выгрузки в ЭТрН должен соответствовать фактическим обстоятельствам перевозки.
Когда товар забирают со склада
Обратная ситуация.
Товар уже находится на ответственном хранении. Клиент направляет заявку на отгрузку и нанимает транспортную компанию для его доставки покупателю.
Здесь также появляется две группы документов.
Со стороны склада оформляется возврат или отгрузка товара в соответствии с договором хранения.
Одновременно стороны перевозки оформляют ЭТрН.
По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель, если договором перевозки не предусмотрено иное.
Поэтому клиенту желательно определить схему оформления ЭТрН до подачи машины на склад, а не тогда, когда автомобиль уже стоит на погрузке.
Что желательно сообщить складу до приезда машины
Новые правила делают предварительное согласование отгрузки еще более важным.
К моменту подачи транспорта должно быть понятно, какой товар отгружается, в каком количестве, кто является получателем, какая машина приезжает, кто перевозчик и какие документы сопровождают перевозку.
Для «СкладВаш» это особенно важно потому, что склад выполняет распоряжения владельца товара.
Электронная транспортная накладная не заменяет заявку клиента на выдачу товара со склада.
Мы по-прежнему рекомендуем заранее направлять отдельное распоряжение на отгрузку с точным указанием товара, количества, даты отгрузки и получателя.
Что делать, если при погрузке или выгрузке обнаружено расхождение
Электронный формат не означает, что нужно подтверждать сведения, которые не соответствуют фактической ситуации.
Если приехало другое количество грузовых мест, повреждена упаковка, часть груза отсутствует или имеются другие расхождения, их необходимо документально зафиксировать.
Минтранс отдельно указывает: выявленные при приемке или выдаче расхождения оформляются актами и отражаются в соответствующей части электронной транспортной накладной.
Поэтому старый подход:
«Подпишите сейчас, а количество потом поправим»
становится еще более рискованным.
Электронная подпись превращает соответствующую информацию в юридически значимый электронный документ.
Кто может подписывать электронные документы
Юридические лица и индивидуальные предприниматели при работе с ЭПД используют электронные подписи в соответствии с установленными правилами.
Если электронный документ подписывает не руководитель организации, а сотрудник, его полномочия должны быть надлежащим образом оформлены. В предусмотренных случаях для этого используется машиночитаемая доверенность – МЧД.
Минтранс отдельно обращает внимание: ответственность за достоверность сведений несет лицо, подписавшее соответствующий файл обмена.
Поэтому клиентам стоит заранее определить:
кто из сотрудников отвечает за транспортный ЭДО, кто имеет право подписывать ЭТрН и оформлена ли на этого человека необходимая доверенность.
Не стоит решать вопрос с полномочиями подписанта в тот момент, когда загруженная машина уже ждет выезда со склада.
Что должен иметь клиент для работы с ЭТрН
Прямого подключения организации к ГИС ЭПД законодательством не предусмотрено.
Для работы необходимо использовать информационную систему аккредитованного оператора ИС ЭПД. Операторы могут взаимодействовать друг с другом в режиме роуминга, поэтому грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель не обязаны пользоваться услугами одной и той же компании.
Поэтому клиентам, которые регулярно привозят и забирают товар со склада сторонним транспортом, желательно заранее проверить:
подключена ли компания к оператору ИС ЭПД и кто внутри организации отвечает за получение и подписание перевозочных документов.
Можно ли продолжать привозить бумажные транспортные накладные
Общее правило с 1 сентября 2026 года – электронный формат.
При этом Минтранс установил отдельные исключения, когда допускается оформление документов на бумаге. Они касаются специальных случаев: отдельных перевозок с участием иностранных лиц, специальных и военных грузов, определенных территорий с особыми режимами и ряда других ситуаций.
Для обычной коммерческой перевозки российского бизнеса ориентироваться следует прежде всего на электронную транспортную накладную.
Важно также понимать: формального общего переходного периода после 1 сентября законодательство не установило.
То есть рассматривать бумажную накладную как постоянную альтернативу ЭТрН для обычной коммерческой перевозки уже не следует.
А если товар перевозим собственным автомобилем
Здесь есть важное исключение.
Если компания перевозит собственный товар собственным транспортом и отдельный договор перевозки груза не заключается, транспортная накладная не требуется.
Но если для перевозки привлекается сторонний перевозчик по договору, необходимость оформления транспортной накладной возникает.
Поэтому необходимо смотреть не только на то, чей товар находится в машине, но и на юридическую схему самой перевозки.
ЭТрН не заменяет УПД, МХ-1 и МХ-3
Это один из наиболее важных моментов для клиентов склада.
После перехода на электронные перевозочные документы у бизнеса иногда возникает ощущение:
«Раз теперь есть ЭТрН, остальные документы не нужны».
Это неверно.
Документы подтверждают разные хозяйственные операции.
ЭТрН относится к перевозке товара.
УПД используется как первичный документ по хозяйственной операции и, в соответствующих случаях, как счет-фактура.
МХ-1 или другой согласованный документ фиксирует передачу товарно-материальных ценностей на хранение.
МХ-3 или иной согласованный сторонами документ подтверждает возврат товара с хранения.
Поэтому цифровизация перевозочных документов не отменяет документооборот между владельцем товара и складом ответственного хранения.
Наоборот, теперь особенно важно, чтобы транспортные и складские документы соответствовали друг другу по товару, количеству, датам и участникам операции.
Электронная транспортная накладная и складские услуги
С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) стала обязательным элементом для большинства грузовых перевозок. Перевозочные документы теперь оформляются через аккредитованных операторов и передаются в ГИС ЭПД. Эти изменения напрямую касаются клиентов склада ответственного хранения «СкладВаш»: как при отправке товара, так и при его поступлении.
При организации приема на ответственное хранение важно разделять транспортные и складские документы. ЭТрН подтверждает договор перевозки, но не заменяет акт о передаче товара на хранение (например, МХ-1). Складские услуги «СкладВаш» выполняются на основании распоряжений владельца товара, и электронная накладная не отменяет эту процедуру.
Если товар доставляется сторонним перевозчиком, грузополучателем в ЭТрН может быть указан клиент, а не склад. Это зависит от условий договора перевозки. При отгрузке со склада также необходимо заранее определить, кто оформляет электронную транспортную накладную и как она соотносится с документами о возврате товара с хранения.
Таким образом, ГИС ЭПД и ЭТрН упрощают контроль, но требуют четкого распределения ответственности. Склад ответственного хранения «СкладВаш» рекомендует клиентам заранее согласовывать схему документооборота с перевозчиком и оператором ГИС ЭПД, чтобы избежать задержек и расхождений между транспортными и складскими документами.
Что рекомендует «СкладВаш» своим клиентам
Чтобы приемка и отгрузка не задерживались из-за нового порядка, рекомендуем клиентам еще до подачи транспорта определить схему перевозки и ответственных за электронные документы.
Практическое правило простое:
сначала оформляем распоряжение и понимаем, кто отвечает за ЭТрН, – затем подаем машину на склад.
Если товар забирает сторонний перевозчик, в заявке на отгрузку должны быть указаны сведения, позволяющие складу идентифицировать получателя и выполнить распоряжение владельца товара.
Если в заявке что-либо изменилось – количество товара, автомобиль, водитель, получатель или дата – изменение также следует направить по согласованному каналу связи.
Телефонный звонок может помочь оперативно предупредить склад, но он не должен заменять надлежащее распоряжение владельца товара.
Главное для клиентов «СкладВаш»
С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы стали частью обычной работы практически любой компании, пользующейся услугами сторонних перевозчиков.
Для клиента склада это не означает, что процесс стал сложнее. Но теперь особенно важно заранее распределить ответственность за документы.
Склад отвечает за приемку, хранение, обработку и выдачу товара в соответствии с договором и распоряжениями клиента.
Перевозчик отвечает за свою часть перевозки.
А грузоотправитель и грузополучатель должны своевременно оформить и подписать предусмотренные для них части электронных перевозочных документов.
При правильной организации получается единая цифровая цепочка:
товар подготовлен → распоряжение на отгрузку подтверждено → перевозка оформлена → товар передан перевозчику → грузополучатель подтвердил получение.
Именно такой порядок снижает вероятность задержки машины, споров о передаче товара и расхождений между складскими и транспортными документами.
Если вы планируете приемку или отгрузку товара на складе «СкладВаш», рекомендуем заранее согласовать со своим перевозчиком порядок оформления ЭТрН и убедиться, что ответственные сотрудники вашей организации готовы к работе через оператора ИС ЭПД.